Skip to main content
Telefonla randevu almak hem müşterilerinizin hem de çalışanlarınızın zamanını alır. Mesai saatleri dışında gelen aramalar yanıtsız kalır ve potansiyel randevular kaçar. Sesvia asistanı günün her saatinde telefonu açar, gerekli bilgileri toplar ve randevuyu doğrudan takviminize kaydeder.

​
Sorun

  • Personel, gün boyunca randevu çağrılarını yanıtlamak için iş akışını keser.
  • Mesai dışı aramalar cevaplanmaz, müşteriler rakiplere yönelir.
  • Randevu bilgileri manuel girildiğinde yazım hataları ve çakışmalar oluşur.

​
Sesvia nasıl çözüyor?

Sesvia asistanı aramayı karşılar, müşteriden gerekli bilgileri toplar ve Randevu Oluştur tool’u aracılığıyla randevuyu rezervasyon sisteminize veya Google Takvim’e otomatik olarak kaydeder.
Asistan mesai saatleri dışında da çalışır. Hafta sonu saat 23:00’da gelen arama bile bir randevuya dönüşür.

​
Kurulum adımları

1

Asistanı oluşturun

Sesvia panelinde yeni bir asistan oluşturun. Kliniğinizin veya işletmenizin adını ve asistanın sesini seçin.
2

Promptu yazın

Asistanın hangi bilgileri toplayacağını ve nasıl davranacağını belirtin. Aşağıdaki örneği kendi bilgilerinizle düzenleyin.
Örnek asistan promptu
Sen [Klinik Adı]'nın randevu asistanısın. Arayanların adını, telefon numarasını ve tercih ettikleri gün ve saati öğren, ardından randevu_olustur aracını kullanarak randevuyu kaydet. Uygun olmayan saatler için alternatif öner.
3

Randevu Oluştur tool'unu yapılandırın

Asistanın topladığı bilgileri rezervasyon sisteminize iletmek için bir tool ekleyin.
Randevu Oluştur — tool yapılandırması
{
  "name": "randevu_olustur",
  "description": "Müşteri bilgilerini ve tercih edilen zamanı alarak randevuyu rezervasyon sistemine kaydeder.",
  "method": "POST",
  "url": "https://sizin-sisteminiz.com/api/randevu",
  "body": {
    "ad_soyad": "{{ad_soyad}}",
    "telefon": "{{telefon}}",
    "tarih": "{{tarih}}",
    "saat": "{{saat}}",
    "hizmet": "{{hizmet_turu}}"
  }
}
n8n veya Make kullanıyorsanız, URL alanına webhook URL’nizi girin. Webhook, aldığı veriyi Google Takvim’e veya tercih ettiğiniz sisteme yazabilir.
4

Toplanacak bilgileri tanımlayın

Asistanın her randevu için mutlaka alması gereken bilgileri promptunuzda açıkça belirtin:
  • Müşterinin adı ve soyadı
  • Telefon numarası
  • Tercih edilen tarih ve saat
  • Hizmet türü (örn. saç kesimi, doktor muayenesi, masaj)
5

Numarayı asistana bağlayın

Numaralar bölümünden işletme numaranızı seçin ve bu asistana atayın. Detaylı adımlar için Telefon Bağlama sayfasına bakın. Artık gelen her çağrı için randevu alınmaya başlanır.
Asistanın randevuyu kaydetmeden önce müşteriye bilgileri tekrar okumasını ve onaylamasını isteyin. Prompta şu ifadeyi ekleyin: “Kaydetmeden önce bilgileri tekrarlayarak onayını al.” Bu sayede yanlış kayıtların önüne geçersiniz.

​
İpuçları

  • Rezervasyon sisteminiz SMS gönderimini destekliyorsa, randevu kaydedildikten sonra otomatik onay mesajı gönderin.
  • Prompta doluluk mesajı ekleyin: “İstenen saat doluysa, müşteriye en yakın uygun iki alternatifi sun.”
  • Farklı hizmetler için farklı süreler gerekiyorsa bunu da prompta belirtin (örn. “Saç boyama için 90 dakika ayır”).

​
Bu kullanım alanı hangi sektörlere uyar?

  • Klinik ve sağlık merkezleri
  • Kuaför ve güzellik salonları
  • Spor salonları ve fitness stüdyoları
  • Spa ve masaj merkezleri
  • Oteller ve tatil köyleri
  • Restoranlar ve kafeler